Stelle ist zu besetzen ab: 14.05.2024

Beschreibung

Ihre Hauptaufgabe besteht in der Organisation des Sekretariats und Welcome Desks. Im Rahmen Ihrer allgemeinen administrativen Tätigkeit verstärken Sie die Teams Zulassung, Mobilitäten, Willkommen und Integration des International Students Office.

Kontakt mit Studierenden : Sie geben Erstinformationen für internationale Studierende (Incoming und Outgoing), sei es im persönlichen Austausch, per Telefon oder per Mail, da unser Welcome Desk die "Erstanlaufstelle" für alle international mobilen Studierenden am KIT ist.

Organisation des Sekretariats : Sie sind für die Postbearbeitung und allgemeine Büroorganisation zuständig. Sie unterstützen die Leitung der Abteilung und die Mitarbeiterinnen u. a. bei Bestellungen, Zeitwirtschaft, Recherchen, Korrespondenz, Organisation von Veranstaltungen und Besuchen.

Persönliche Qualifikation

Sie verfügen über:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, bspw. als Kauffrau / Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement, eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
• Verhandlungssicheres Englisch in Wort und Schrift
• sicherer Umgang mit dem MS-Office-Paket
• Kenntnisse in SAP
• serviceorientiertes Auftreten im Kontakt mit Studierenden, KIT- Akteuren und internationalen Partnern
• Weitere Sprachkenntnisse runden Ihr Profil ab.

Die vorgesehene Tätigkeit erfordert strukturiertes und verantwortungsvolles Arbeiten sowie kulturelles Einfühlungsvermögen. Einsatzbereitschaft und eine hohe Motivation für die Arbeit im internationalen Umfeld sollten selbstverständlich sein.

Entgelt

EG 6 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Organisationseinheit

Dienstleistungseinheit Internationales - International Students Office (INTL-IStO)

Vertragsdauer

Befristet bis 30.04.2026

Bewerbungsfrist bis zum

14.06.2024

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Jan Straube telefonisch unter Tel. 0721/608 43878.

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